Konferans, fuar ya da çevrim içi oturumdan sonra CRM’i “sonra bakarım” diyerek kapatmak, sıcak teması buz gibi yapar. Çözüm; tek bakışta bağlamı anlatan bir etiket mimarisi kurmak ve kartvizit → kişi → görev → fırsat akışını zamanlı hatırlatmalarla otomatikleştirmektir. Etiketler, “nerede tanıştık, kim tanıştırdı, niyet neydi?” sorularına saniyede yanıt verir; hatırlatmalar ise ilk 24–48 saat içinde harekete geçmenizi garantiler. Bu yazı, üç sütunlu bir etiket düzenini nasıl standardize edeceğinizi, 48 saat kuralına göre ardışık görev zincirini nasıl kuracağınızı, veri hijyeni ve deduplikasyonu nasıl otomatiğe bağlayacağınızı ve ekip çapında otomasyon ile raporlamayı nasıl hizalayacağınızı anlatır. Amaç, etkinlik bittiğinde takibin hızlanması; ilk mesajın doğru bağlamla, doğru tonda ve doğru zamanda gitmesi. Böylece sıcak temas kaçmaz, satış döngüsü daha kısa, tahminler daha tutarlı olur.
Etiket mimarisi: etkinlik, kaynak ve niyet üçlüsüyle aramayı hızlandırın
En yalın ve güçlü düzen, üç eksende kurulur: Etkinlik (örn. “2025-CloudExpo”), Kaynak (stand/oturum/tanıştırma) ve Niyet (potansiyel/iş ortağı/tedarikçi/basın). Kartvizit eklerken bu üçlüden en az ikisini zorunlu kılın; bir ay sonra “CloudExpo + oturum + potansiyel” sorgusuyla doğru kişilere anında ulaşırsınız. Tutarlılık için adlandırmayı kilitleyin: etkinlikte YYYY-Kısaltma, kaynakta kısa sözlük, niyette 4–5 maddelik kapalı liste kullanın. Aşırı etiket aşırı gürültü getirir; her kayıtta en fazla üç etiket hedefleyin. Ekip içi uyumu artırmak için CRM’de “etiket sözlüğü” mini yardım penceresi açın ve yeni etiket taleplerini onay akışına bağlayın. Tanıtım kodu, şehir ve ürün ilgisi gibi ikincil etiketleri kampanya bazlı kullanın; daimi etiketleri sade tutun. Son olarak, kapanan fırsatlarda kullanılan etiketleri raporlayıp “gelir getiren etkinlik/kaynak” listesini çıkarın; bütçe ve katılım kararlarını bu tabloya yaslayın.
Zamanlı takip: 48 saat kuralı, ardışık görevler ve şablonlu ilk mesaj
Sıcak temas penceresi kısadır: T+48 saatte ilk dokunuş, T+7 günde ikinci temas, T+30 günde hafif hatırlatma. Kartvizit tarandığında CRM’in otomatik görev seti açsın: (1) “Teşekkür + özet” e-postası; (2) vaat edilen kaynak linkleri/ürün sayfası; (3) 15 dakikalık demo önerisi veya hızlı arama. Görevler etikete göre dinamik şablonla dolsun: “CloudExpo / stand / potansiyel” ise mesaj, standdaki demoyu ve konuşulan kullanım senaryosunu otomatik çeksin. Hatırlatmaları kişisel takvime senkronlayarak sabah görünür bir “takip bloğu” oluşturun; yoğunlukta CRM’in gölgesinde kaybolmaz. Yanıt gelmediğinde görevi “ertele”me; durumu değiştir: “beklemede—3 ay sonra”, böylece aktif fırsatlar üstte kalır. İlk mesajda tek çağrı yapın (ör. “Takvimden uygun bir 15 dk seçer misiniz?”); çok seçenek yanıt oranını düşürür. Mobil bildirimleri açarak seyahatte bile sıcaklığı koruyun; sahada taranan kart, yolda ilk taslak e-postaya dönüşsün.
Veri hijyeni: deduplikasyon, alan sözleşmeleri ve sahiplik devri
Takibi bozan şey, yinelenen ve eksik kayıtlardır. Deduplikasyonu otomatikleştirin: e-posta ve telefon birincil anahtar olsun; yeni kişi girildiğinde potansiyel eşleşmeler “birleştir” ekranına düşsün, notlar kaybolmadan tek kayıtta toplansın. Alan sözleşmeleri ile tutarlılığı garanti edin: ad/soyad ayrı alanlar, unvan kapalı liste, ülke kodu zorunlu format; adres ve sektör alanlarını sözlükle yönetin. Etkinlik notlarını serbest metin yerine yapılandırılmış alanlara parçalayın (görüşülen ürün, ilgi seviyesi: düşük/orta/yüksek, sonraki adım: demo/teklif/görüşme); rapor okunurluğu artar. Sahiplik net olsun: kartı ekleyen kişi varsayılan sahip; fırsat aşamasına geçince rol, kurala göre satış temsilcisine devredilsin. Gizlilikte “kişisel cep/özel e-posta” alanlarını dışa aktarıma kapatın; MDM’li kurumsal telefonlarda yalnızca iş hesabına yazma kuralını zorunlu kılın. Haftalık 10 dakikalık “hijyen turu” ile boş kritik alanları, yanıtsız görevleri ve sahipsiz fırsatları temizleyin; disiplin zinciri yağ gibi akmaya başlar.
Otomasyon ve ekip hizalaması: entegrasyonlar, SLA’lar ve iteratif güvence
Akışı sürdürülebilir kılmak için CRM otomasyonunu ekip süreçlerine bağlayın. Kartvizit tarayıcı → CRM → e-posta/sekans aracı entegrasyonu kurun; kişi oluşunca etiketler ve niyet alanı şablonu tetiklesin, ilk e-posta taslağı otomatik dolsun. Satış ve pazarlama arasında SLA tanımlayın: “T+24 saat içinde ilk e-posta”, “T+72 saat içinde ikinci dokunuş”, “T+10 gün içinde fırsat niteliği kararı”. SLA ihlallerini haftalık raporda görünür kılın; kök neden analiziyle darboğazı (şablon kalitesi, segment, kapasite) düzeltin. Raporlamada üç basit panel yetebilir: (1) Etkinliğe göre yeni kişi ve yanıt oranı, (2) Niyet etiketine göre toplantı/dönüşüm, (3) Görev zamanında tamamlama. Paneli herkesin ana ekranına sabitleyerek ortak ritmi koruyun. Son olarak iterasyon döngüsü ekleyin: her büyük etkinlikten sonra şablonları A/B sonuçlarına göre güncelleyin, etiket sözlüğünü sadeleştirin, hatırlatma zamanlamasını cevap eğrilerine göre ayarlayın. Böylece “etkinlik bitti—takip başladı” sistemi her turda daha hızlı ve tutarlı çalışır.
Bir yanıt yazın